Fournisseurs
Besoin d'aide pour répondre à une demande de données par e-mail?
GreenSoft Technology s'associe à des fabricants du monde entier pour collecter des données sur les substances et la conformité auprès des chaînes d'approvisionnement.
Vous trouverez ci-dessous des instructions détaillées sur la manière de remplir la feuille de calcul que vous avez reçue par e-mail et de fournir les informations demandées à GreenSoft, ainsi que des réponses aux questions fréquemment posées.
Veuillez noter que la feuille de calcul spécifique que vous avez reçue est personnalisée en fonction des besoins de votre client. Votre feuille de calcul peut ne contenir que certains des onglets détaillés ci-dessous, et/ou peut contenir des onglets supplémentaires spécifiques à votre client qui ne sont pas mentionnés ci-dessous.
Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant le formulaire au bas de cette page web.
Instructions
Instructions pour la feuille de calcul Excel "combined template"
1) L'e-mail que vous avez reçu de GreenSoft contient un fichier Excel intitulé « Nom de l'entreprise de votre client_Nom de votre entreprise_-combined-template.xlsx ».
Ce fichier Excel contiendra plusieurs onglets dans lesquels vous pourrez saisir les informations demandées directement dans le fichier.
Un fichier Excel type reçu de GreenSoft contiendra les onglets suivants. Suivez les étapes suivantes pour fournir des informations dans les onglets suivants du fichier Excel :
a. Accédez à l'onglet « Instructions » pour voir la liste des réglementations concernées par cette demande, ainsi que les liens de référence pour ces réglementations.
b. Examiner l’onglet “PN List”
• Cet onglet répertorie tous les numéros de pièce inclus dans la portée de ce projet de collecte de données.
• La ligne 1 contient les en-têtes de section :
• Section A : Informations sur le numéro de pièce et le fabricant (remplies par GreenSoft).
• Sections B à G : Exigences spécifiques de conformité (par exemple, informations sur le cycle de vie, poids des composants, FMD, RoHS, etc.). Ces sections sont également remplies par GreenSoft.
• Remarque : Il se peut que votre fichier ne contienne pas toutes les sections B à G. Seules les exigences demandées par votre client seront listées.
c. Comprendre les indicateurs de statut
• Chaque cellule des sections B à G sera marquée comme :
• “Received” (Reçu) – GreenSoft a déjà obtenu l’information requise. Aucune action n’est nécessaire.
• “Missing” (Manquant) – L’information est absente et doit être fournie par vous dans un onglet séparé – voir l’étape d ci-dessous pour les instructions sur la fourniture des informations manquantes.
d. Fournir les informations manquantes
• Pour tout numéro de pièce avec des cellules marquées “Missing” dans les sections B à G :
• Accédez à l’onglet correspondant dans le fichier Excel (par exemple, si la section C est “Life-Cycle Information”, allez à l’onglet nommé “Life-Cycle Information”).
• Remplissez les détails requis pour chaque numéro de pièce indiqué comme manquant dans cette section.
• Si une ou plusieurs réglementations ne s’appliquent pas à certains types de numéros de pièce, veuillez indiquer "out of scope" dans la colonne à droite du numéro de pièce.
• Pour les détails des réglementations, consultez la section G.
e. Utiliser la colonne “Notes”
• Si vous ne reconnaissez pas un numéro de pièce ou si vous avez des commentaires/corrections, saisissez-les dans la colonne “Notes” à la fin de l’onglet “PN List”.
f. Remplir et signer la feuille "Declaration of Compliance"
2) Répondez à l'e-mail que vous avez reçu et joignez votre fichier Excel complété, ainsi que tout document justificatif tel que les certificats de conformité (CoC).
3) Avant de soumettre vos données à GreenSoft, veuillez vérifier qu'aucune pièce liée à l'ITAR n'est incluse. GreenSoft Technology ne traite ni ne collecte de données sur les pièces liées à l'ITAR. Bien que notre équipe de collecte de données veille à ce que les pièces liées à l'ITAR soient exclues de la liste de pièces que nous fournissons, nous vous recommandons vivement de vérifier vos données pour confirmer leur conformité avant de nous les envoyer.
4) Une fois que vous aurez envoyé votre réponse à GreenSoft, vous recevrez un e-mail de confirmation dans les 5 jours ouvrables. GreenSoft pourra vous contacter à nouveau pour toute clarification nécessaire ou pour un suivi des informations que vous avez fournies.
Instructions relatives à la feuille de calcul Excel "FMD template"
Certaines entreprises peuvent également recevoir un modèle de feuille de calcul Excel FMD dans leur e-mail de demande de collecte de données de GreenSoft Technology. Si l'e-mail que vous avez reçu comprend un modèle de feuille de calcul Excel FMD, veuillez lire les instructions suivantes sur la manière de remplir cette feuille de calcul et de fournir les informations demandées à GreenSoft.
1) L'e-mail que vous avez reçu de GreenSoft peut également contenir un fichier Excel intitulé « FMD_template.xlsx ». (FMD = Full Material Declaration).
Ce fichier Excel contiendra un onglet dans lequel vous pourrez saisir les informations demandées directement dans le fichier, et plusieurs onglets avec des exemples de FMD pour différents types de produits.
Suivez les étapes suivantes pour fournir des informations dans le fichier Excel du modèle FMD :
a. Accédez à l'onglet « Format » et saisissez les informations demandées dans le formulaire vierge. N'oubliez pas d'inclure une date en haut du formulaire.
b. Pour consulter des exemples de FMD, naviguez vers les différents onglets « Example » à titre de référence.
2) Répondez à l'e-mail que vous avez reçu et joignez votre fichier Excel complété, ainsi que tout document justificatif tel que les certificats de conformité (CoC).
3) Avant de soumettre vos données à GreenSoft, veuillez vérifier qu'aucune pièce liée à l'ITAR n'est incluse. GreenSoft Technology ne traite ni ne collecte de données sur les pièces liées à l'ITAR. Bien que notre équipe de collecte de données veille à ce que les pièces liées à l'ITAR soient exclues de la liste de pièces que nous fournissons, nous vous recommandons vivement de vérifier vos données pour confirmer leur conformité avant de nous les envoyer.
4) Une fois que vous aurez envoyé votre réponse à GreenSoft, vous recevrez un e-mail de confirmation dans les 5 jours ouvrables. GreenSoft pourra vous contacter à nouveau pour toute clarification nécessaire ou pour un suivi des informations que vous avez fournies.
Réponses aux questions les plus fréquemment posées
Qui est GreenSoft Technology et pourquoi me contactez-vous ?
GreenSoft Technology est l'un des principaux fournisseurs de services et du logiciel de gestion de la conformité environnementale. Nous aidons nos clients à se conformer aux réglementations environnementales telles que EU REACH, EU RoHS, Conflict Minerals, California Proposition 65, et autres.
L'un de vos clients a engagé GreenSoft Technology pour collecter et valider les données de sa chaîne d'approvisionnement, y compris votre entreprise. Nous vous contactons au nom de ce client pour demander des données sur les substances et des informations de conformité sur les pièces que vous lui vendez. Le nom de ce client doit figurer dans l'e-mail que vous avez reçu de GreenSoft.
J'ai reçu un e-mail de NAME@greensoft-usa.com, est-ce légitime ?
Oui. GreenSoft Technology gère deux domaines de messagerie : @greensofttech.com et @greensoft-usa.com. Les e-mails demandant des informations aux fournisseurs sont généralement envoyés depuis les adresses e-mail @greensoft-usa.com. Il s'agit d'e-mails légitimes de GreenSoft Technology.
Que dois-je faire ?
Veuillez vous référer à la feuille de calcul Excel que GreenSoft vous a envoyée pour voir les informations spécifiques que nous demandons. Les instructions pour lire et remplir la feuille de calcul Excel se trouvent ci-dessus.
Quels formulaires dois-je utiliser pour soumettre les données demandées ?
Pour fournir les déclarations de conformité aux réglementations RoHS et REACH de l'UE et à d'autres réglementations, vous pouvez utiliser votre propre format ou le model que nous vous avons fournis dans le premier e-mail de GreenSoft. Veuillez noter que les déclarations de conformité valides doivent inclure le logo de votre entreprise et une signature autorisée.
Pour les demandes relatives aux minerais de conflit, veuillez utiliser la version du modèle de déclaration des minerais de conflit (CMRT) ou le modèle de déclaration des minerais étendu (EMRT) qui a été inclus dans l'e-mail que vous avez reçu de GreenSoft. Les formulaires CMRT et EMRT sont mis à jour régulièrement, et le numéro de version le plus récent du formulaire doit être utilisé. L'e-mail que vous avez reçu de GreenSoft comprendra le numéro de version le plus récent du formulaire CMRT et/ou EMRT.
J'ai déjà fourni une réponse, pourquoi m'envoyez-vous un autre e-mail ?
Dans le cadre de notre processus de validation des données, notre équipe peut avoir besoin de faire un suivi auprès de fournisseurs comme vous pour obtenir des informations supplémentaires, des documents, des clarifications ou des corrections aux réponses que vous avez précédemment soumises. Veuillez vous référer à l'e-mail de suivi que vous avez reçu de GreenSoft pour voir quelles informations supplémentaires ou clarifications sont demandées. Si vous pensez que l'e-mail de suivi a été envoyé par erreur, veuillez soumettre vos informations dans le formulaire de contact ci-dessous afin que nous puissions les examiner et vous fournir une assistance supplémentaire.
Puis-je parler à la personne qui a envoyé la demande ?
Nos ingénieurs de projet chargés de la collecte des données travaillent dans nos bureaux en Chine, mais nous avons également des ingénieurs de support et des chefs de projet aux États-Unis et en Europe qui peuvent vous aider. Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire ou si vous souhaitez parler à quelqu'un par téléphone, veuillez soumettre vos informations dans le formulaire de contact ci-dessous, et l'un de nos ingénieurs de support ou chefs de projet basés aux États-Unis ou en Europe vous répondra.
Nous ne fabriquons plus cette pièce.
Une pièce peut continuer à être utilisée dans les produits de vos clients même si elle a été abandonnée de votre côté. Ainsi, le produit contenant la pièce doit toujours être conforme à certaines réglementations, et votre client a toujours besoin des données demandées afin de prouver que son produit est conforme à ces réglementations. Pour cette raison, nous vous demandons de bien vouloir fournir les informations demandées à l'agent GreenSoft qui vous a contacté au nom de votre client.
La société mentionnée dans l'e-mail n'est pas notre client.
Certaines entreprises peuvent avoir acheté vos pièces par l'intermédiaire d'un tiers ou d'un distributeur, de sorte que vous ne reconnaissez peut-être pas le nom du client indiqué dans l'e-mail comme étant l'un de vos clients directs. Toutefois, étant donné que l'entreprise utilise vos pièces dans ses produits, nous vous demandons de bien vouloir fournir les informations demandées à l'agent de GreenSoft qui vous a contacté au nom de cette entreprise.
Que sont les pièces ITAR ?
ITAR signifie International Traffic in Arms Regulations, une réglementation américaine visant à restreindre et contrôler l'exportation de technologies liées à la défense et à l'armée afin de préserver la sécurité nationale des États-Unis. GreenSoft Technology ne traite ni ne collecte de données sur les pièces liées à l'ITAR. Notre équipe de collecte de données n'inclura pas les pièces liées à l'ITAR dans la liste de pièces que nous vous envoyons ; cependant, avant d'envoyer vos données à GreenSoft, vous devez vérifier que les données que vous nous envoyez ne concernent pas des pièces liées à l'ITAR.
Nous contacter
Vous avez encore besoin d'aide ?
Nos clients s'engagent à maintenir les normes de qualité et de conformité les plus élevées dans leurs chaînes d'approvisionnement, et ils comptent sur la participation et la coopération de fournisseurs comme vous pour atteindre cet objectif.
GreenSoft Technology est là pour faciliter cette communication au sein de la chaîne d'approvisionnement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions ou préoccupations.
Ensemble, nous pouvons nous assurer que vous respectez les normes réglementaires et les exigences de conformité de vos clients. Nous vous remercions de votre partenariat et de votre engagement envers la qualité.
