Lieferanten
Benötigen Sie Hilfe bei der Beantwortung einer E-Mail-Anfrage nach Daten?
GreenSoft Technology arbeitet mit Herstellern auf der ganzen Welt zusammen, um Stoff- und Compliance-Daten aus Lieferketten zu sammeln.
Nachfolgend finden Sie detaillierte Anweisungen, wie Sie die per E-Mail erhaltene Tabelle ausfüllen und die angeforderten Informationen an GreenSoft übermitteln können, sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Bitte beachten Sie, dass die spezifische Tabelle, die Sie erhalten haben, auf Ihre Kundenanforderungen zugeschnitten ist. Ihre Tabelle enthält möglicherweise nur einige der unten aufgeführten Registerkarten und/oder zusätzliche Registerkarten, die für Ihren Kunden spezifisch sind und unten nicht erwähnt werden.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie uns gerne über das Formular unten auf dieser Webseite kontaktieren.
Anleitung
Anleitung für die "Combined Template" Excel-Vorlage
1) Die E-Mail, die Sie von GreenSoft erhalten haben, enthält eine Excel-Datei mit dem Titel „Name Ihres Kunden_Ihr Firmenname_combined-template.xlsx“.
Diese Excel-Datei enthält mehrere Registerkarten, auf denen Sie die angeforderten Informationen direkt in die Datei eingeben können.
Eine typische Excel-Datei, die Sie von GreenSoft erhalten haben, enthält die folgenden Registerkarten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Informationen in die folgenden Registerkarten der Excel-Datei einzugeben:
a. Navigieren Sie zur Registerkarte „Instructions“, um eine Liste der für diese Anfrage geltenden Vorschriften sowie Referenzlinks für diese Vorschriften anzuzeigen.
b. Überprüfen Sie die Registerkarte „PN List“
• Diese Registerkarte enthält alle Teilenummern, die im Rahmen dieses Datenerfassungsprojekts berücksichtigt werden.
• Zeile 1 enthält die Abschnittsüberschriften:
• Abschnitt A: Informationen zur Teilenummer und zum Hersteller (ausgefüllt von GreenSoft).
• Abschnitte B bis G: Spezifische Compliance-Anforderungen (z. B. Lebenszyklusinformationen, Komponenten-Gewicht, FMD, RoHS usw.). Diese werden ebenfalls von GreenSoft ausgefüllt.
• Hinweis: Ihre Datei enthält möglicherweise nicht alle Abschnitte B–G. Es werden nur die Anforderungen aufgeführt, die von Ihrem Kunden angefordert wurden.
c. Statusindikatoren verstehen
• Jede Zelle in den Abschnitten B–G wird wie folgt gekennzeichnet:
• „Received“ (Erhalten) – GreenSoft hat die erforderlichen Informationen bereits erhalten. Es ist keine Aktion erforderlich.
• „Missing“ (Fehlend) – Die Informationen fehlen und müssen von Ihnen in einem separaten Register bereitgestellt werden – siehe Schritt d unten für Anweisungen zur Bereitstellung fehlender Informationen.
d. Fehlende Informationen bereitstellen
• Für jede Teilenummer mit Zellen, die in den Abschnitten B–G als „Missing“ gekennzeichnet sind:
• Navigieren Sie zur entsprechenden Registerkarte in der Excel-Datei (z. B. wenn Abschnitt C „Lebenszyklusinformationen“ ist, gehen Sie zur Registerkarte „Life-Cycle Information“).
• Füllen Sie die erforderlichen Angaben für jede Teilenummer aus, die in diesem Abschnitt als fehlend aufgeführt ist.
• Falls bestimmte Vorschriften für bestimmte Arten von Teilenummern nicht gelten, markieren Sie bitte „Out of Scope“ (Außerhalb des Geltungsbereichs) in der Spalte rechts neben der Teilenummer.
• Einzelheiten zu den Vorschriften finden Sie in Abschnitt G.
e. Die Spalte „Notes“ verwenden
• Wenn Sie eine Teilenummer nicht erkennen oder Kommentare/Korrekturen haben, geben Sie diese in der Spalte „Notes“ am Ende der Registerkarte „PN List“ ein.
f. Füllen Sie das Blatt „Declaration of Compliance“ aus und unterschreiben Sie es.
2) Antworten Sie auf die E-Mail, die Sie erhalten haben, und fügen Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei sowie alle unterstützenden Dokumente wie Konformitätsbescheinigungen (CoCs) bei.
3) Bevor Sie Ihre Daten an GreenSoft senden, überprüfen Sie bitte, dass keine ITAR-bezogenen Bauteile enthalten sind. GreenSoft Technology verarbeitet oder sammelt keine Daten zu ITAR-bezogenen Bauteilen. Unser Datenerfassungsteam stellt zwar sicher, dass ITAR-relevante Bauteile aus der von uns bereitgestellten Bauteilliste ausgeschlossen werden, wir empfehlen jedoch dringend, Ihre Daten vor dem Senden an uns noch einmal zu überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen.
4) Sobald Sie Ihre Antwort an GreenSoft senden, erhalten Sie innerhalb von 5 Werktagen eine Bestätigungs-E-Mail. Sie werden möglicherweise erneut von GreenSoft kontaktiert, um erforderliche Klarstellungen vorzunehmen oder die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu überprüfen.
Anleitung für die FMD-Vorlage in Excel
Einige Unternehmen erhalten in ihrer E-Mail-Anfrage zur Datenerfassung von GreenSoft Technology möglicherweise auch eine FMD-Vorlage in Form einer Excel-Tabelle. Wenn die E-Mail, die Sie erhalten haben, eine FMD-Vorlage in Form einer Excel-Tabelle enthält, lesen Sie bitte die folgenden Anweisungen zum Ausfüllen dieser Tabelle und zur Bereitstellung der angeforderten Informationen für GreenSoft.
1) Die E-Mail, die Sie von GreenSoft erhalten haben, kann auch eine Excel-Datei mit dem Titel „FMD_template.xlsx“ enthalten. (FMD = vollständige Materialdeklaration).
Diese Excel-Datei enthält eine Registerkarte, auf der Sie die angeforderten Informationen direkt in die Datei eingeben können, sowie mehrere Registerkarten mit Beispiel-FMDs für verschiedene Produkttypen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Informationen in die Excel-Datei für die FMD-Vorlage einzugeben:
a. Navigieren Sie zur Registerkarte „Format“ und geben Sie die angeforderten FMD-Informationen in das leere Formular ein. Denken Sie daran, oben im Formular ein Datum anzugeben.
b. Um Muster-FMDs anzuzeigen, navigieren Sie zu den verschiedenen Registerkarten „Example“ als Referenz.
2) Antworten Sie auf die E-Mail, die Sie erhalten haben, und fügen Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei sowie alle unterstützenden Dokumente wie Konformitätsbescheinigungen (CoCs) bei.
3) Bevor Sie Ihre Daten an GreenSoft senden, überprüfen Sie bitte, dass keine ITAR-bezogenen Bauteile enthalten sind. GreenSoft Technology verarbeitet oder sammelt keine Daten zu ITAR-bezogenen Bauteilen. Unser Datenerfassungsteam stellt zwar sicher, dass ITAR-relevante Teile aus der von uns bereitgestellten Teileliste ausgeschlossen werden, wir empfehlen jedoch dringend, Ihre Daten vor dem Senden an uns noch einmal zu überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen.
4) Sobald Sie Ihre Antwort an GreenSoft senden, erhalten Sie innerhalb von 5 Werktagen eine Bestätigungs-E-Mail. Sie werden möglicherweise erneut von GreenSoft kontaktiert, um erforderliche Klarstellungen oder Rückfragen zu den von Ihnen bereitgestellten Informationen zu klären.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist GreenSoft Technology und warum kontaktieren Sie mich?
GreenSoft Technology ist ein führender Anbieter von Software und Dienstleistungen für der Einhaltung von Umweltvorschriften. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einhaltung von Umweltvorschriften wie EU REACH, EU RoHS, Conflict Minerals, California Proposition 65 und anderen Vorschriften.
Einer Ihrer Kunden hat GreenSoft Technology mit der Erfassung und Validierung von Daten aus seiner Lieferkette, einschließlich Ihres Unternehmens, beauftragt. Wir wenden uns im Namen dieses Kunden an Sie, um Stoffdaten und Informationen zur Einhaltung der Vorschriften für die Artikel anzufordern, die Sie an diesen Kunden verkaufen. Der Name dieses Kunden sollte in der E-Mail enthalten sein, die Sie von GreenSoft erhalten haben.
Ich habe eine E-Mail von NAME@greensoft-usa.com erhalten. Ist das legitim?
Ja. GreenSoft Technology unterhält zwei E-Mail-Domains: @greensofttech.com und @greensoft-usa.com. E-Mails, in denen Informationen von Lieferanten angefordert werden, werden in der Regel von @greensoft-usa.com-E-Mail-Adressen gesendet. Dies sind legitime E-Mails von GreenSoft Technology.
Was benötigen Sie von mir?
Bitte entnehmen Sie der Excel-Tabelle, die Sie von GreenSoft erhalten haben, welche spezifischen Informationen wir anfordern. Anweisungen zum Lesen und Ausfüllen der Excel-Tabelle finden Sie oben.
Welche Vorlagen sollte ich verwenden, um die angeforderten Daten einzureichen?
Bei der Bereitstellung von Erklärungen zur Einhaltung der EU-Richtlinien RoHS und REACH sowie anderer Vorschriften können Sie Ihre eigene Vorlage oder die Excel-Vorlage verwenden, die wir Ihnen in der ersten E-Mail von GreenSoft zur Verfügung gestellt haben. Bitte beachten Sie, dass gültige Konformitätserklärungen Ihr Firmenlogo und eine autorisierte Unterschrift enthalten müssen.
Für Anfragen zu Konfliktmineralien verwenden Sie bitte die Version der Konfliktmineralien-Berichtsvorlage (CMRT) oder der erweiterten Mineralien-Berichtsvorlage (EMRT), die in der E-Mail von GreenSoft enthalten war. CMRT- und EMRT-Formulare werden regelmäßig aktualisiert, und es muss die neueste Versionsnummer des Formulars verwendet werden. Die E-Mail, die Sie von GreenSoft erhalten haben, enthält die neueste Versionsnummer des CMRT- und/oder EMRT-Formulars.
Ich habe bereits eine Antwort gesendet. Warum senden Sie mir erneut eine E-Mail?
Im Rahmen unseres Datenvalidierungsprozesses muss unser Team möglicherweise bei Lieferanten wie Ihnen erneut nachfragen, um zusätzliche Informationen, Unterlagen, Klarstellungen oder Korrekturen zu den zuvor von Ihnen eingereichten Antworten zu erhalten. Bitte entnehmen Sie der Folge-E-Mail, die Sie von GreenSoft erhalten haben, welche zusätzlichen Informationen oder Klarstellungen angefordert werden. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Folge-E-Mail irrtümlich gesendet wurde, reichen Sie Ihre Informationen bitte über das untenstehende Kontaktformular ein, damit wir sie prüfen und Ihnen weitere Unterstützung bieten können.
Kann ich mit der Person sprechen, die die Anfrage gesendet hat?
Unsere Projektingenieure für die Datenerfassung arbeiten in unserem Büro in China, aber wir haben auch zusätzliche Support-Ingenieure und Projektmanager in den USA und der EU, die Ihnen ebenfalls helfen können. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen oder mit jemandem telefonisch sprechen möchten, senden Sie uns bitte Ihre Informationen über das untenstehende Kontaktformular, und einer unserer Support-Ingenieure oder Projektmanager in den USA oder der EU wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Wir stellen dieses Bauteil nicht mehr her.
Ein Bauteil kann weiterhin in den Produkten Ihrer Kunden verwendet werden, auch wenn es bei Ihnen nicht mehr hergestellt wird. Daher muss das Produkt, das das Bauteil enthält, weiterhin bestimmte Vorschriften erfüllen, und Ihr Kunde benötigt weiterhin die angeforderten Daten, um nachzuweisen, dass sein Produkt diesen Vorschriften entspricht. Aus diesem Grund bitten wir Sie, dem GreenSoft-Mitarbeiter, der Sie im Namen Ihres Kunden kontaktiert hat, die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen.
Das in der E-Mail genannte Unternehmen ist nicht unser Kunde.
Einige Unternehmen haben Ihre Artikel möglicherweise über einen Zwischenhändler oder Distributor erworben, sodass Sie den in der E-Mail aufgeführten Kundennamen möglicherweise nicht als einen Ihrer direkten Kunden erkennen. Da das Unternehmen jedoch Ihre Artikel in seinen Produkten verwendet, bitten wir Sie, dem GreenSoft-Mitarbeiter, der Sie im Namen dieses Unternehmens kontaktiert hat, die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen.
Was sind ITAR-Artikel?
ITAR steht für „International Traffic in Arms Regulations“, eine Verordnung der Vereinigten Staaten zur Beschränkung und Kontrolle des Exports von verteidigungs- und militärbezogenen Technologien zum Schutz der nationalen Sicherheit der USA. GreenSoft Technology verarbeitet oder sammelt keine Daten zu ITAR-bezogenen Bauteilen. Unser Datenerfassungsteam wird ITAR-bezogene Bauteile nicht in die Bauteilliste aufnehmen, die wir Ihnen zusenden. Bevor Sie Ihre Daten jedoch an GreenSoft senden, sollten Sie überprüfen, ob keine der von Ihnen gesendeten Bauteildaten für ITAR-bezogene Bauteile bestimmt sind.
Kontaktieren Sie uns
Benötigen Sie noch Hilfe?
Unsere Kunden sind bestrebt, in ihren Lieferketten die höchsten Qualitäts- und Compliance-Standards einzuhalten, und sie verlassen sich auf die Beteiligung und Zusammenarbeit von Lieferanten wie Ihnen, um dieses Ziel zu erreichen.
GreenSoft Technology ist hier, um diese Kommunikation in der Lieferkette zu erleichtern. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen oder Bedenken an uns.
Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Sie die regulatorischen Standards und Compliance-Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen. Vielen Dank für Ihre Partnerschaft und Ihr Engagement für Qualität.
