サプライヤーの皆様
データ提供依頼メールへの対応でお困りですか？
GreenSoft Technology は世界中の製造業者と提携し、サプライチェーンから物質データおよびコンプライアンスデータを収集しています。
以下に、メールで受け取ったスプレッドシートの記入方法とGreenSoftへの情報提供手順の詳細、そしてよくある質問への回答を記載します。
※御社が受け取ったスプレッドシートは、各顧客の要望に応じてカスタマイズされているため、以下の｢プレッドシート操作手順｣とは異なる場合もあります。例えば、以下の説明に記載されているタブの一部しか含まれていない場合やお客様固有の要件に基づいて追加のタブが設けられている場合などがありますので、ご了承ください。
その他ご質問やご要望がございましたら、本ウェブページ下部のお問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。
スプレッドシート操作手順
統合テンプレートExcelスプレッドシート操作手順
1) GreenSoftから受信したメールには、「顧客の会社名_御社名_combined-template.xlsx」という名前のExcelファイルが添付されています。
このExcelファイルには複数のシートが含まれており、各シートに情報を直接入力できます。
GreenSoftから受信するExcelファイルには、通常以下のシートが含まれます。以下の手順に従い、各シートに情報をご入力ください。
A)「Instructions」タブに移動すると、リクエストの対象となる規制の一覧と、それらの規制への参照リンクを確認できます。
b) 「「PN List」タブをご確認ください
- このタブには、今回のデータ収集の対象となる全ての部品番号が一覧表示されます。
- 1行目にはセクション見出しが含まれます。
- Section A : 部品番号および製造元情報。 GreenSoftが記入します。
- Sections B～G:特定の適合要件（例：ライフサイクル情報、部品重量、FMD、RoHSなど）GreenSoftが記入します。
-（注）B～G全ての項目が記載されているとは限り ません。お客様が要求した要件のみが記載されます。
c) ステータス表示について
- Sections B～Gの各セルには、以下のいずれかが表示されます
-「Received」（受領済み）― GreenSoft は必要な情報を既に取得済みです。ご対応は不要です。
-「Missing」（不足情報） – 情報が不足しているため、別のタブで提供する必要があります。 詳細については、以下の手順 D をご参照ください。
d) 不足情報の提供について
- Sections B～Gで「Missing」と表示されている部品番号について：
- Excelファイル内の該当するタブにご移動ください。（例：Sections Cが「Life-Cycle Information」の場合、「Life-Cycle Information」というタブにご移動ください）。
-「Missing」と表示されている各部品番号の必要な詳細情報をご記入ください。
- 特定の部品番号に適用されない規制がある場合は、部品番号の右側の列に「Out of Scope（適合除外）」とご記入ください。
- 規制の詳細については、Sections Gをご参照ください。
e) 「Notes」備考欄について
- 部品番号が不明な場合、またはコメントや訂正事項がある場合は、「PN List」タブの末尾にある「Notes備考欄」にご入力ください。
f) 「Declaration of Compliance適合宣言書」にご記入の上、
ご署名ください。
3）完成したExcelファイルと、適合証明書（CoC）などの関連書類を添付し、ご返信ください。
4) GreenSoftにデータ送信する前に、ITAR規制対象の部品が含まれていないことを必ずご確認ください。GreenSoftは、ITAR関連部品に関するデータの処理や収集を行っておりません。弊社はデータ収集の際にITAR規制対象の部品が部品リストに含まれないよう注意を払っておりますが、弊社にデータ送信される前に、ITAR規制への準拠状況を再確認されることを強く推奨いたします。
5) GreenSoftへご回答を送信後、5営業日以内に確認メールが届きます。ご提供いただいた情報について、必要な説明や追加確認のため、改めてご連絡させていただく場合もございますので、ご了承ください。
FMDテンプレートExcelファイルの記入方法
GreenSoft Technologyからのデータ収集依頼メールに、FMDテンプレートExcelファイルが添付されている場合があります。メールにFMDテンプレートExcelファイルが含まれている場合は、以下の記入方法に従い、必要な情報をご提供ください。
1) GreenSoftから受信したメールには、「FMD_template.xlsx」という名前のExcelファイルが含まれている場合があります。（FMD = 原材料完全開示書）。
このExcelファイルには、必要な情報を直接入力できるタブが1つと、異なる種類の製品向けのFMD例が記載された複数のタブが含まれています。
FMDテンプレートExcelファイルに情報を入力するには、以下の手順に従ってください：
- 「Format」タブに移動し、空白のフォームにFMDに必要な情報をご入力ください。フォーム上部に日付を必ずご記入ください。
- FMDのサンプル例を確認するには、「Example」タブをご参照ください。
2) 完成したExcelファイルと、適合証明書（CoC）などの関連書類を添付し、ご返信ください。
3) GreenSoftにデータ送信する前に、ITAR規制対象の部品が含まれていないことを必ずご確認ください。GreenSoftは、ITAR関連部品に関するデータの処理や収集を行っておりません。弊社はデータ収集の際にITAR規制対象の部品が部品リストに含まれないよう注意を払っておりますが、弊社にデータ送信される前に、ITAR規制への準拠状況を再確認されることを強く推奨いたします。
4) GreenSoftへご回答を送信後、5営業日以内に確認メールが届きます。ご提供いただいた情報について、必要な説明や追加確認のため、改めてご連絡させていただく場合もございますので、ご了承ください。
よくある質問（FAQ）
Q．GreenSoft Technologyとはどのような会社ですか？なぜ弊社に連絡をいただいたのでしょうか？
A． GreenSoft Technologyは、環境コンプライアンス管理のためのソフトウェアおよびサービスを提供する主要プロバイダーです。当社は、EU REACH規則、EU RoHS指令、紛争鉱物規制、カリフォルニア州プロポジション65など、様々な環境規制への対応を支援しています。
御社の取引先企業が、御社を含むサプライチェーンからのデータ収集・検証を当社に委託しました。当該取引先に販売する部品に関する物質データおよびコンプライアンス情報の提供をお願いするために、御社にご連絡させていただきました。当該取引先の社名は、GreenSoft Technologyよりお送りしたメールに記載されていますので、ご確認ください。
Q. NAME@greensoft-usa.comからメールを受け取りましたが、これは正規なものですか？
A．はい。問題ございません。
GreenSoft Technology は 2 つのメールドメイン（@greensofttech.com と @greensoft-usa.com）を使用しております。サプライヤーへの情報提供依頼メールは通常 @greensoft-usa.com のメールアドレスから送信されます。これらは GreenSoft Technology からの正規なメールです。
Q どのような情報が必要ですか？
A． GreenSoftから送付したExcelファイルをご確認ください。必要な情報が記載されています。Excelファイルの読み方とご記入方法については、上記に記載されています。
Q 必要なデータを提出する際に、どのようなテンプレートを使用すれば良いですか？
A．EU RoHS指令、EU REACH規制、その他の規制適合声明書を提供する際には、お客様独自のテンプレート、またはGreenSoftからの初回メールで添付されたテンプレートのいずれかをご利用いただけます。なお、有効な適合声明書には、御社のロゴと承認された担当者の署名が必須であることにご注意ください。
紛争鉱物に関する情報提供については、GreenSoftからお送りしたメールに添付されていた紛争鉱物報告書テンプレート（CMRT）または拡張汎版紛争鉱物報告書テンプレート（EMRT）の最新版をご利用ください。CMRTおよびEMRTは定期的に更新されますので、最新版を使用する必要がございます。GreenSoftからお送りしたメールには、CMRTおよびEMRTの最新バージョン番号が記載されています。
Q．既に回答済みですが、なぜ再度メールを送信されるのですか？
A． データ検証プロセスの一環として、弊社チームは貴社のようなサプライヤーに対し、以前ご提出いただいた回答に関する追加情報、資料、説明、または修正を求める必要な場合がございます。GreenSoftから受信された追跡メールにて、追加情報や説明内容をご確認ください。追跡メールが誤って送信されたと思われる場合は、下記のお問い合わせフォームにご記入の上、送信してください。当社にて内容を確認の上、必要なサポートを提供いたします
Q．リクエストを送った担当者と話せますか？
A． 当社のデータ収集プロジェクトエンジニアは中国オフィスに勤務していますが、米国および欧州連合（EU）にもサポートエンジニアやプロジェクトマネージャーが在籍しており、対応可能です。追加のサポートが必要な場合や電話での対応をご希望の場合は、下記の連絡フォームに必要事項をご記入ください。米国またはEU拠点のサポートエンジニアもしくはプロジェクトマネージャーからご連絡いたします。
Q. この部品は製造を終了しております。
A． 御社での製造終了後も、お客様の製品において当該部品が使用され続ける可能性がございます。そのため、当該部品を含む製品は引き続き特定の規制に準拠する必要があり、お客様は自社製品が規制に適合していることを証明するために、データを提供する必要がございます。つきまして、必要な情報をご提供くださいますようお願い申し上げます。
Q. メールに記載されている会社は当社の顧客ではありません。
A． 一部の企業は第三者または販売代理店を通じて御社の部品を購入している場合があるため、メールに記載されている顧客名が貴社の直接取引先として認識できない可能性はあります。ただし、当該企業が自社製品に確実に御社の部品を使用しているので、御社の製品に関する必要な情報を提供いただきますようお願い申し上げます。
Q. ITAR部品とは何ですか？
A．ITARとは国際武器取引規制（International Traffic in Arms Regulations）の略称であり、米国の国家安全保障を守るため、防衛・軍事関連技術の輸出を制限・管理する米国規制です。GreenSoft TechnologyはITAR関連部品に関するデータの処理や収集を行いません。御社に送付する部品リストにITAR関連部品が含まれることはありませんが、GreenSoftにデータを送信する前に、お送りいただくデータにITAR対象部品が含まれていないことを必ず再確認してください。
お問い合わせください
お問い合わせ/ご不明な点がございましたら
お客様は、サプライチェーンにおける最高水準の品質とコンプライアンスを維持することに尽力しており、この目標達成には御社のようなサプライヤーの皆様のご協力が不可欠です。 GreenSoft Technologyは、サプライチェーンにおけるコミュニケーションの円滑化を支援します。ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お客様の規制基準とコンプライアンス要件を満たすことができるよう、私たちは皆様と協力してまいります。品質への取り組みとご協力に感謝申し上げます。
