各位供应商
需要协助回复请求数据的邮件吗？
GreenSoft Technology 与全球各地的制造商合作，从供应链中收集物质和合规数据。
下面为您提供如何完成通邮件收到的电子表格文件并向GreenSoft提供所需信息的详细说明，以及常见问题的答案。
请注意，您收到的文件是根据您客户的要求定制的。您的文件可能只包含下面详细说明中的一些工作表，和/或可能包含未在下面提及的、为您客户的特制的其他工作表。
如果您有任何其他问题或需要帮助，请随时通过本网页底部的联络表格与我们联系。
电子表格说明
Excel组合模版填写说明
1. 您从GreenSoft收到的邮件包含一个Excel文件，标题为“您的客户公司名称_您的公司名称_combined-template.xlsx”。
此Excel文件将包含多个工作表，您可以在直接在文件中输入请求的信息。
从GreenSoft收到的典型Excel文件中包含以下工作表。请完成以下步骤，以便在Excel文件的以下工作表中提供相关信息：
a. 转到“Instructions”工作表，可以查看此次请求范围内的法规列表以及这些法规的参考链接。
b. 查看“PN List”工作表
• 此工作表列出了本次数据收集项目范围内的所有零件编号。
• 第1行包含各部分的标题：
• A部分：零件编号和制造商信息（由 GreenSoft 填写）。
• B 到 G 部分：具体的合规要求（例如生命周期信息、组件重量、FMD、RoHS 等）。这些部分也由 GreenSoft 填写。
• 注意：您的文件可能不包含所有 B–G 部分。只会列出客户要求的合规内容。
c. 了解状态指示
• B–G 部分中的每个单元格将标记为：
• “Received”（已收到） – GreenSoft 已经获得所需信息，无需进一步操作。
• “Missing”（缺失） – 信息缺失，您需要在另一个工作表中提供这些信息——请参阅下面第d步关于提供缺失信息的说明。
d. 提供缺失信息
• 对于在 B–G 部分中标记为“Missing”的零件编号：
• 请进入 Excel 文件中对应的工作表（例如，如果 C 部分是“Life-Cycle Information”（生命周期信息），请进入名为“Lifecycle”的工作表）。
• 填写该部分中每个标记为缺失的零件编号所需的详细信息。
• 如果某些法规不适用于某些类型的零件编号，请在零件编号右侧的列中标记为“Out of Scope”（不在范围内）。
• 有关法规的详细信息，请参考 G 部分。
e. 使用“Notes”备注栏
• 如果您无法识别某个零件编号，或有任何评论/更正，请在“PN List”工作表末尾的“Notes”备注栏中填写。
f. 填写并签署“Declaration of Compliance”（合规声明）表格。
2. 回复您收到的邮件，并附上已完成的Excel文件以及其他支持文件，如合规证书（CoCs）。
3. 在提交数据给GreenSoft之前，请确认不包含受《国际武器贸易规章》（ITAR）约束的零件。GreenSoft Technology不处理或收集与ITAR相关零件的数据。尽管我们的数据收集团队在编制零件列表时已经尽力排除了这些零件，但我们仍建议您在提交数据前再次确认。
4. 您回复GreenSoft后的5个工作日内将收到确认邮件。GreenSoft可能会根据您提供的信息进行跟进或因需要您对您提供的信息进行说明而再次与您联系。
Excel格式FMD模版填写说明
一些公司还可能在GreenSoft Technology发来的数据收集请求邮件中收到一份Excel格式FMD模版。如果您收到的邮件中包含Excel格式FMD模版，请阅读以下说明，了解如何填写此文件并向GreenSoft提供所需信息。
1. 您收到的GreenSoft邮件可能还包含一个名为“FMD_template.xlsx”的Excel文件。（FMD=全材料声明）
此Excel文件中包含一个您可以直接在文件中输入所需的信息的工作表，同时在其他工作表中列出了不同类型产品的示例FMD。
请按照以下步骤在Excel格式FMD模版中填写信息：
a. 转到“Format”工作表，将所需的FMD信息输入到空白工作表中。请记得在表格顶部注明日期。
b. 如果要查看FMD示例，可以转到各个供您参考的“Example”工作表。
2. 回复您收到的邮件，并附上已完成的Excel文件以及其他支持文件，如合规证书（CoCs）。
3. 在提交数据给GreenSoft之前，请确认不包含受《国际武器贸易规章》（ITAR）约束的零件。GreenSoft Technology不处理或收集与ITAR相关零件的数据。尽管我们的数据收集团队在编制零件列表时已经尽力排除了这些零件，但我们仍建议您在提交数据前再次确认。
4. 您回复GreenSoft后的5个工作日内将收到确认邮件。GreenSoft可能会根据您提供的信息进行跟进或因需要您对您提供的信息进行说明而再次与您联系。
常见问题解答
GreenSoft Technology 是谁，为什么要联系我？
GreenSoft Technology是一家领先的环境合规管理软件和服务提供商。我们协助客户遵守EU REACH, EU RoHS, Conflict Minerals, California Proposition 65等环境法规。
您的某位客户已经与GreenSoft Technology签约，以收集和验证其供应链（包括贵公司）的数据。我们代表这位客户联系您，旨在获取您向其销售的零件的物质数据和合规信息。您收到的GreenSoft的邮件中应包含这位客户的名字。
我收到发件人为 NAME@greensoft-usa.com 的邮件，这是否可靠？
是的。GreenSoft Technology使用两个邮件域名：@greensofttech.com和 @greensoft-usa.com。发给供应商的请求信息邮件通常来自@greensoft-usa.com。这些是GreenSoft Technology发出的可靠邮件。
你需要我提供哪些信息？
请参考GreenSoft发送给您的Excel文件，其中包含我们所需的具体信息。阅读和填写该Excel文件的说明见上文。
我提交所需数据应使用哪些模板？
在提供EU RoHS、EU REACH以及其他法规合规声明时，您可以使用自己的模板，或者使用GreenSoft在初始邮件中提供的模板之一。请注意，有效的合规声明必须包含贵公司徽标和授权签名。
对于Conflict Minerals（冲突矿产）请求，请使用GreenSoft发送给您的邮件中所包含的Conflict Minerals Reporting Template（CMRT）或Extended Minerals Reporting Template（EMRT）的版本。CMRT和EMRT表格会定期更新，需要使用最新版本的表格。GreenSoft发送给您的邮件将包含 CMRT和/或EMRT的最新版本表格。
我已经回复了，为何还会收到你的邮件？
作为我们数据验证过程的一部分，我们的团队可能需要与像您这样的供应商跟进，以获取更多关于您之前提交的回应的额外信息、文档、澄清或更正。请参考GreenSoft发送给您的跟进邮件，了解需要的额外信息或澄清内容。如果您认为跟进邮件是错误发送的，请在下面的联系表格中提交您的信息，以便我们审查并提供进一步的帮助。
我可以与发送邮件的人通话吗？
我们的数据收集项目工程师在中国工作，但我们在美国和欧盟还有额外的技术支持工程师和项目经理，他们也可以协助您。如果您需要更多帮助或想通过电话与人交谈，请在下面的联系表格中提交您的信息，我们的美国或欧盟技术支持工程师或项目经理之一会与您联系。
我们不再生产这个零件了。
即使贵公司已经停止生产该零件，它仍可能被贵公司的客户继续用于其产品中。因此，包含该零件的产品仍需符合某些法规，贵公司的客户仍然需要该零件的数据，以证明其产品符合这些法规。因此，我们请求您将所需的信息提供给代表贵公司客户联系您的GreenSoft代理人。
邮件中列出的公司并非我们的客户。
一些公司可能通过第三方或经销商购买了贵公司的零件，因此您可能不会将邮件中列出的公司作为贵公司的直接客户。然而，由于该公司确实在其产品中使用了贵公司的零件，我们请求您将请求的信息提供给代表该公司联系您的GreenSoft代理人。
什么是 ITAR 部件？
ITAR 是International Traffic in Arms Regulations（国际武器贸易规章）的缩写，这是美国的一项法规，旨在限制和控制国防及军事相关技术的出口，以保障美国国家安全。GreenSoft Technology不处理或收集与ITAR相关的零件数据。我们的数据收集团队不会在发送给您的零件列表中包含与ITAR相关的零件；然而，在将数据发送给GreenSoft之前，请您再次仔细检查以确保您发送给我们的零件数据中不包含与ITAR相关的零件。
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我们的客户致力于在其供应链中保持最高的质量标准和合规水平，这离不开像您这样的供应商的参与和合作来实现这一目标。
GreenSoft Technology将竭诚为您服务，帮助您促进供应链沟通。如果您有任何其他问题或疑虑，请随时与我们联系。
携手共进，我们可以确保您满足客户要求的法规标准及合规要求。感谢您的合作与对质量的承诺。
